2014年11月発行 BCon Info11月号 会議はお嫌いですか?生産的な会議の場作りとは

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 ◆ 会議はお嫌いですか?生産的な会議の場作りとは ◆
┗━━━━━━━━━━━━━━━━ BCon Information┛

今月、名古屋でユネスコが主催するESD国際会議(*1)が開催されました。
その閣僚級会議を遠隔でオブザーブする機会を頂きました。
日本からは下村博文文部科学大臣が参加し、他150の国からESDを推進する
代表者76名でおこなわれる会議だったのですが、非常に驚いたのはその会
議の進め方です。

 1.議長がテーマを出す
 2.それについて話したい人が手を挙げ、それをリスト化する
 3.リストに基づいて、議長が指名する
 4.指名された人は5分以内で話をする

これを繰り返すのです。

大人数だったので、この会議手法になったのだと思いますが、私は「会議」
といえば、話し合いをする場だと認識していたので、非常に驚きました。
参加者の人数やその目的によって、会議のひらき方は本当に多様なんだと
感じました。

皆さんは、「会議」と聞くとどんな場を思い浮かべますか?
ワクワクしますか?億劫だな~と思いますか?
今回は、「あの会議、よかったね」と思える会議の進め方について考えて
みたいと思います。

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   ◆ 会議中何に意識を向けていますか? ◆
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会議について考えていると、私自身がBConに入社しようと思ったキッカケ
に行き当たりました。
随分前の話になりますが、BConの採用過程でグループ討議とその内容を発
表するというセッションがありました。
当時いくつも企業で同じような採用試験を受ける中で、BConスタッフから
のコメントが私は今でも忘れられません。

「さて、思い返してください。先ほどの討議には満足していますか?
討議の結果ではなく、その進め方について振り返ってみてください。」

私はてっきり、グループ討議の結果について、それが如何に優れているの
か、もしくは期待に添えていないのかがコメントされると予想していたの
で驚きました。

他の応募者も少し困惑していた中で、次のようにコメントが続きました。

「討議中、何に集中していましたか?一緒に考える仲間の意見は聞けて
 いましたか?発言が少ない方の意見を聞いてみるような働きかけはでき
 ましたか?」

ここで、「ガーン」とショックを受けたことを覚えています。初めて、私
は自分が如何に「自分のこと」「OUTPUTのこと」だけに気持ちを集中させ
ていたかに気づいたのです。人が発言している間、次に自分が何を言うか
しか考えていませんでした・・・。

続けて、次のようなコメントがありました。

「多くの企業で、戦略など会議で決めたのに実行されないことが沢山あり
ます。その理由は、実行する人が決定に参画していないからなんです。
BConはそのような効率を求めて効果的でない会議をなくすために仕事をし
ています。」

企業概要をみても良く分からなかったBConという会社の事業が体験的に理
解できた上に、「今後自分がグループの中で活動する時に何を考えないと
いけないのか」を学習させてくれたこの採用過程に心から感謝しています。

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   ◆ 秘訣は効率性と効果性のバランス ◆
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「あ~、また会議か・・・」と溜息をついてしまうような会議がもしも社
内に存在する時にはどうしたら良いのでしょうか?

この会議、なんだか違和感があるなーという状況を心理学者のルドルフ・
シュタイナーは「プロセス・ロス」と呼んで次のような公式で表現してい
ます。

実際の生産性=潜在的な生産性-プロセス・ロス
        +グループ・プロセスによるシナジー効果

プロセス・ロスとは、具体的には次のようなことだそうです。
・関係するメンバーの参加度合いがとても低く本当に大切な意見やアイ
 ディアを出す機会がなくなっている。
・それによって、メンバーのモチベーションが低い状態になってしまう。
・コミュニケーションが縦も横も十分ではないことから目標や手順がうま
 く共有されずに、どこかにズレが生じたまま課題が遂行されて、問題が
 大きくなってから発覚する。

こういったことが放置されてしまうと、全体として、生産性が下がってし
まうということなのです。
もちろん、シナジー効果を期待することもできませんね。

このプロセス・ロスをどうしたら最小化することができるのでしょうか?
1つは、会議中に参加者が感じていることを表面化させることです。

・会議に集中できていたか?
・会議の雰囲気についてどう感じていたか?
・自分の意見や考えを取り上げて貰えていたか?

などといった、会議で話し合われている内容ではなく、その場にいる参加
者の感情面を取り上げる問いかけをしてみることです。
そんなことは、効率的ではないと思ってしまうかもしれませんが実際はこ
れが、会議の時間を無駄にせずに会議の成果を参加者の行動にむすび付け
る近道なのです。

会議中に意識を向ける焦点は、次の割合が良いと言われています。

 話し合われている内容 → 70%
 話し合いに参画している状況 → 30%

とはいえ、効果的に会議の雰囲気を明らかにする問いかけをするのは、な
かなか難しいものです。
その場合、アンケートなどをあらかじめ用意しておいて、会議の途中休憩
の時などに確認することも有効だと言われています。

他、BConではこのプロセス・ロスを最小化し、シナジー効果をあげるため
のアンケートを各種ご用意しています。
組織や集団の状況や、現在の取り組み課題に合ったものを効果的にご活用
頂けます。

会議を効果的に運営する工夫が必要と考えていらっしゃる方は、是非営業
にお問い合わせください。

(*1):ESDとはEducation for Sustainable Developmentの略で、環境、
貧困、人権、平和、開発といった様々な課題を自分ごととして捉え、身近
なところから取り組むことを目的とした教育のことです。
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